Félag áhugafólks um Söngvakeppni evrópskra sjónvarpssöðva, hér eftir nefnt FÁSES hefur sett sér persónuverndarstefnu. Hér er að finna upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar FÁSES vinnur, hvernig þær eru unnar, í hvaða tilgangi og hvernig hægt er að fá þeim breytt eða eytt.
Stefna þessi tekur gildi þann 20. janúar 2019. Þeir einstaklingar, sem sækja um að gerast meðlimir í FÁSES eftir þann tíma, staðfesta með umsókn sinni að hafa kynnt sér stefnuna. Í því felst jafnframt samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem er nauðsynleg fyrir félagið. Þeim félögum, sem þegar eru meðlimir í FÁSES, verða sendar upplýsingar um persónuverndarstefnuna með tölvupósti.
Þátttaka í starfi FÁSES er valkvæð og byggir vinnsla persónuupplýsinga um félaga á samþykki þeirra, sem er veitt með aðildarumsókn félaga við ósk um inngöngu í FÁSES. Lögð er á áhersla á að fylgja lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuverndarupplýsinga, reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 2016/679, sem og reglugerðum og leiðbeiningum settum á grundvelli þessara heimilda. Óski félagsmaður að afturkalla samþykki sitt, og þar með segja sig úr félaginu, skal senda tölvupóst á ogae.iceland@gmail.com. Afturköllun samþykkis gildir frá þeim tíma sem það er veitt en nær ekki til þeirra upplýsinga sem FÁSES vann fram að afturkölluninni.
FÁSES hefur persónuvernd og öryggi að leiðarljósi í allri vinnslu persónuupplýsinga um félaga sína og ber ábyrgð á þeim upplýsingum sem félagið vinnur um þá. FÁSES deilir ekki persónugreinanlegum upplýsingum um félaga sína með ótengdum aðilum eða afhendir þær til utanaðkomandi aðila nema félagsmenn hafi samþykkt slíkt sérstaklega. FÁSES leitast við að takmarka vinnslu persónugreinanlegra upplýsinga og safnar ekki ónauðsynlegum upplýsingum um félaga sína. FÁSES safnar hvorki né vinnur með viðkvæmar persónuupplýsingar um félaga sína.
Hver ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga á vegum FÁSES?
Stjórn FÁSES ber sameiginlega ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga hjá félaginu sé í samræmi við lög nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Stjórn ákveður hver innan stjórnarinnar hefur umsjón með félagatali FÁSES og vinnur með persónuupplýsingar og hefur það verið gjaldkeri félagsins frá stofnun þess.
Hvaða persónuupplýsingar félaga er unnið með?
FÁSES er nauðsynlegt að safna og vinna eftirfarandi upplýsingar um meðlimi félagsins í félagatali:
- Nafn
- Kennitölu
- Netfang
- Heimilisfang
- Símanúmer
- Upplýsingar um hvort félagi hafi greitt félagsgjald
Hvernig er persónuupplýsingunum safnað?
Við inngöngu í FÁSES gefa félagar upp nafn, kennitölu, netfang, heimilisfang og símanúmer og samþykkja um leið að félagið haldi utan um og vinni þessar upplýsingar í þágu starfsemi félagsins. Persónuupplýsingum er ekki safnað frá þriðju aðilum eða frá öðrum en félagsmönnum sjálfum.
Í hvaða tilgangi vinnur FÁSES persónuupplýsingar?
FÁSES heldur utan um persónuupplýsingar félaga í sérstöku félagatali í þágu starfsemi félagsins, m.a. í þeim tilgangi að senda félagsmönnum tilkynningar í tölvupósti (m.a. með mailchimp), fréttabréf FÁSES, úthluta forkaupsrétti á aðdáendapökkum fyrir Eurovision og til að hægt sé að gefa út félagsskírteini svo félagar geti notið réttinda sinna samkvæmt samþykktum FÁSES.
Hverjir hafa aðgang að mínum persónuupplýsingum?
Einungis stjórn FÁSES á hverjum tíma hefur aðgang að persónuupplýsingum félagsmanna vegna verkefna sem leysa þarf á vegum félagsins, t.d. vegna úthlutunar forkaupsréttar fyrir miða á aðalkeppni Eurovision og upplýsingagjafar til félagsmanna. Gjaldkeri FÁSES hefur umsjón með félagatali FÁSES. Utanaðkomandi aðilar fá ekki aðgang að persónuupplýsingum félagsmanna, t.d. netföngum eða öðrum upplýsingum, nema félagsmenn hafi samþykkt slíkt sérstaklega.
Hvaða rétt eiga félagsmenn?
Persónuverndarlög fela einstaklingum tiltekin réttindi m.a. til aðgangs að eigin persónuupplýsingum og til leiðréttingar og/eða eyðingar tiltekinna persónuupplýsinga. Einnig geta einstaklingar krafist takmörkunar á vinnslu og andmælt henni í ákveðnum tilvikum. Nánar er hægt að lesa um réttindi einstaklinga á vefsíðu Persónuverndar. Óski félagsmaður eftir að breyta persónuupplýsingum sínum hjá FÁSES, segja sig úr félaginu eða neyta framangreindra réttinda skal senda tölvupóst á ogae.iceland@gmail.com. Upplýsingum um félaga sem hafa gengið úr FÁSES, þar á meðal félaga sem ekki hafa greitt félagsgjöld tvö ár í röð, er eytt úr félagatalinu.
Telji félagsmenn að FÁSES virði ekki réttindi þeirra eða vinni persónuupplýsingar í samræmi við persónuverndarlög er þeim heimilt að senda persónuverndaryfirvöldum, m.a. Persónuvernd, kvörtun.
Hvað er skráð um mig þegar ég nota vef FÁSES?
FÁSES nýtir sér Google Analytics til vefmælinga á fases.is en þær upplýsingar um notkun sem félagið hefur aðgang að eru ekki persónugreinanlegar. Þær upplýsingar sem FÁSES hefur t.d. aðgang að eru upplýsingar um fjölda gesta á fases.is, fjölda innlita, lengd innlita gesta, hvaða síður vefsins eru skoðaðar, hvaða vefsvæði vísar gesti á vefinn og hvenær dagsins vefurinn er skoðaður. Tilgangur vefmælinganna er að afla almennra upplýsinga um notkun vefsins.
Hefur einhver utan FÁSES aðgang að mínum persónuupplýsingum?
FÁSES er hluti af regnhlífasamtökum allra Eurovision klúbba, OGAE International, sem eru skráð félagasamtök í Frakklandi. FÁSES afhendir OGAE International upplýsingar, ef þörf er á persónugreinanlegar, í þágu starfseminnar og útgáfu félagsskírteina.
FÁSES er einnig nauðsynlegt að senda OGAE International upplýsingar um nöfn FÁSES-félaga, fæðingardag, netfang og símanúmer svo unnt sé að gefa út alþjóðleg félagsskírteini m.a. með notkun snjallsímaforritsins Cardskipper. OGAE félagsskírteini eru nauðsynleg félögum sem vilja njóta forkaupsréttar á miðum á aðalkeppni Eurovision og til að taka þátt í OGAE viðburðum á vegum OGAE International. Framangreindar persónuupplýsingar eru fluttar til Bretlands og Svíþjóðar þar sem regnhlífasamtök OGAE International og Cardskipper eru staðsett. Flutningur persónuupplýsinga er heimill innan Evrópu samkvæmt lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Rétt er að ítreka að öll vinnsla á persónuupplýsingum utan FÁSES fer fram á EES-svæðinu.